Si hay algo que hemos aprendido a lo largo de nuestra andadura, es la importancia de tener reuniones edificantes con nuestro equipo.
Uno de los grandes problemas de las empresas en España —y más en concreto de las clínicas dentales— es el no establecer reuniones o no hacerlas de forma estructurada.
Es esencial fijar una serie de reuniones grupales e individuales, sin abusar de las mismas.
La parte práctica
Durante las reuniones grupales se deben revisar los planes de acción y los resultados obtenidos, prestando atención a los posibles aspectos de mejora. Además, se renueva el compromiso de todos los integrantes del grupo.
Ahora, te pregunto. ¿Son mejorables tus reuniones? ¿Cuál es la calidad de las reuniones grupales? ¿Cada cuánto tiempo son? ¿Se envía una agenda previa a los participantes? ¿Se extrae un acta, con un plan de acción individual y colectivo? ¿Cómo evalúas el desempeño de un colaborador? ¿Has reconocido sus áreas de talento ya sea en público o en privado? ¿Has plasmado por escrito las habilidades o talentos de tus colaboradores? ¿Cómo puedes ayudarles a mejorar? ¿Cómo has abordado los aspectos a mejorar?
Las cuatro reuniones imprescindibles.
Toda clínica dental tiene cuatro tipos de reuniones que llevar a cabo de manera regular.
La reunión diaria
Se trata de una reunión breve, de menos de quince minutos, para motivar al equipo a cumplir los objetivos del día, anticipando posibles problemas y pasando por la agenda para ver qué eventualidades habrá que enfrentar. Es también adecuado revisar de forma rápida el día anterior.
Ficha de puesto de trabajo
Una vez que el gerente de la clínica ha redactado por escrito las competencias, habilidades y rol profesional de cada una de las personas del equipo, es conveniente mantener una reunión individual para consensuar las áreas de desempeño. Tras estas reuniones, se expondrán las conclusiones en grupo.
Evaluación del desempeño
En estas reuniones, habitualmente bimensuales, se analiza cuál es el desempeño del colaborador, acordando qué se va a hacer para solucionar y mejorar las áreas pertinentes. Es fundamental que el gerente utilice el refuerzo positivo, incidiendo en logros y buenas prácticas.
Reuniones grupales
Se analiza el desempeño del equipo clínico, la facturación, el estado actual de la clínica. Además, se abordan problemas que puedan haber surgido. Se hacen cada tres meses, con una duración de tres horas.
Analizando la causa real de los problemas
A la hora de analizar la causa real o subyacente de cualquier problema, es importante recordar la regla de los cinco por qués. Esta técnica es un método basado en realizar preguntas para establecer qué genera un problema en particular, determinando la causa raíz.
Es un proceso de trazabilidad, analizando hacia atrás hasta llegar a la última causa que originó el problema. Con esta técnica —que no tienen por qué ser cinco preguntas exactamente— se descubre información vital de forma sistemática.
Un ejemplo: un producto que no llega a su destino
- ¿Por qué no ha llegado el producto a su destino? Porque llegó tarde a la empresa de mensajería.
- ¿Por qué llegó tarde a la empresa de mensajería? Porque se retrasó la producción
- ¿Por qué se retrasó la producción? Por una planificación incorrecta.
A partir de aquí podemos establecer conclusiones y proponer soluciones.
